La Intranet

La Intranet es una plataforma virtual que usan las empresas con el fin de facilitar los procesos internos. Es decir, una herramienta que permite estar en contacto entre los trabajadores y la empresa para cuestiones laborales. Por ejemplo, marcar la hora de fichar en la entrada y salida del lugar de trabajo.

La principal característica de una intranet es que es privada, a diferencia de la extranet que puede ser usada por cualquier usuario. De esta forma, solo los usuarios con una relación con la entidad son los únicos que pueden acceder a la intranet.<

Este uso de la intranet es para que los empleados puedan comunicarse entre diferentes departamentos y acceder a toda la información necesaria para desarrollar su trabajo. Es decir, su objetivo principal es asistir a los empleados. 

Funciones de la intranet

1. Intercambio de información entre departamentos.
2. Acceso a los recursos necesarios para que los empleados realicen su trabajo.
3. Permite a la empresa monitorear todos los procesos.
4. Facilita trámites como el registro de vacaciones, solicitudes, etc.
5. Permite interactuar con empleados que se encuentren físicamente distanciados.
6. Herramientas para fichajes
7. Gestión de turnos y horarios
8. Acceso a oficina
9. Reserva de espacios

Inicios de la Intranet

El inicio de la Intranet se remonta desde que existe Internet. De hecho, lo primero que se creó de Internet eran las intranets. Estas últimas fueron creadas por universidades con el objetivo de compartir información académica y científica.

El momento en el que ese acceso restringido se terminó, provocó el nacimiento de lo que conocemos hoy por Internet.

Intranet basada en Web y el Cloud Computing

El modelo más común usado hasta nuestros días ha sido la Intranet Web. Este modelo se caracteriza por el uso privado de los integrantes de la compañía o empresa.

Con el paso del tiempo la tecnología va avanzando, del mimo modo, las Intranets basadas en web se quedan obsoletas. Por esta razón a día de hoy el tipo de Intranet que se utiliza son de tipo Cloud Computing.

La necesidad de manejar los archivos de forma ligera ha provocado que el formato de Intranet Web quede en un segundo plano. Esto se debe a que los archivos en formato web deben de ser subidos y descargados continuamente

A día de hoy las Intranets se basan en en la tecnología Cloud, que básicamente permite el acceso remoto a softwares, almacenamiento de archivos y datos por medio de Internet.

Intranet y eficiencia

Todas las empresas diariamente consumen grandes cantidades de información que debe ser procesada, almacenada y compartida. 

Por ello, es importante que la información este bien organizada. La creación de una Intranet corporativa ofrece la posibilidad de acceder a toda la información las 24 horas del día los 365 días del año desde cualquier parte del mundo. Todo esto siempre con un control de seguridad que asegura que cada empleado tenga acceso a nada más que a la información que necesita.

Ejemplo básico de una intranet funcional en un entorno empresarial.

Imagina una empresa cercana a los 200 empleados que se encuentran distribuidos por diversas áreas como Recursos Humanos, Venta, Marketing, Finanzas y Operaciones. Como la empresa se encuentra en un periodo de expansión contratando a más personas deciden que es hora de mejorar su comunicación interna, facilitar el acceso a recursos de la empresa y colaboración entre los departamentos.

Para solucionar los problemas de comunicación y coordinación que conllevan los periodos de expansión deciden implementar una intranet corporativa.

Objetivo principal de una intranet

El objetivo es facilitar el acceso a la información interna, compartir los recursos de forma sencilla, mejorar la comunicación y herramientas de colaboración. El fin de optimizar una intranet es optimizar los procesos y mejorar la productividad.

Funcionalidades

Gestionar Comunicaciones Internas

Dentro de este espacio dedicado a mejorar la fluidez comunicativa de la empresa podemos encontrar recursos como:

• Tablón de anuncios. Una sección donde se publican las noticias importantes, actualizaciones de políticas, logros destacados, etc.
• Calendario Corporativo. Un calendario que centraliza los eventos de la empresa como reuniones generales, capacitaciones, fechas importantes o registro de reuniones del personal.
• Mensajes Directos y Grupos. Herramienta de mensajería integrada para que los empleados puedan comunicarse entre ellos o formar grupos de trabajo.

Acceso a Recursos

Esta es un área dedicada a facilitar el acceso a documentos, manuales, formularios, guías, facturas e información de valor para determinados departamentos o personal.

• Documentos compartidos. Una biblioteca general donde se comparten documentos importantes sobre departamentos de la empresa. Por ejemplo el formato de solicitud de vacaciones, políticas internas, reportes trimestrales del departamentos de Finanzas, Ventas o Marketing, Presentaciones de proyectos, estrategias y demás información relevante.
• Base de conocimientos. Un área tipo wiki con tutoriales y respuestas a preguntas frecuentes sobre el uso de herramientas, manejo de conflictos o procesos internos de la empresa.

Herramientas Operativas

La sección puede estar dedicada a la implementación de procesos internos o reportes de consecución de objetivos empresariales

• Portal de Solicitudes. Un espacio dedicado exclusivamente a la solicitud de vacaciones, comparsas necesarias para departamentos, asistencias, permisos y demás.
• Panel de indicadores de Objetivos. Un panel donde se indican los objetivos de negocio y su estado actual respecto al objetivo. Se pueden medir ventas semanales, ausentismo laboral, progreso de proyectos…

Colaboración y Proyectos:

Dentro de una intranet podemos establecer un área de colaboración para proyectos. Distribuido por ejemplo de la siguiente manera:

• Gestión de proyectos. (Creación de proyectos, asignación de tareas, establecer deadlines, seguimiento del avance)
• Foros de Discusión. Un área dedicada a discutir aspectos importantes de los proyectos, compartiendo conocimientos, y solucionando problemas comunes relacionados.
• Integración con Herramientas de Software Externo. Dentro de la intranet cabe la posibilidad de concertar con herramientas que ya usa la empresa como por ejemplo un CRM o Software financiero.

Personalización y Accesibilidad

Perfil de empleados. Cada empleado cuenta con su perfil único y personal, con su nombre, puesto, teléfono, horario e incluso proyecto asignado.

Acceso por Roles. Dependiendo del puesto cada empleado dispone de diferentes accesos a la información de la empresa. Por ejemplo puede acceder solo al proyecto asignado con su información relacionada.

Diferencia entre intranet, extranet y otras plataformas de comunicación interna.

Anteriormente ya hemos comentado qué es una intranet, pero y… ¿una extranet?. Una extranet es una red privada que consiste en ser accesible para personas ajenas a la organización. Por ejemplo pueden ser clientes, proveedores o socios, donde pueden acceder a recursos específicos. Algunas de las características más comunes de estas extranets son:

Acceso limitado para externos. Requiere de credenciales para que los usuarios externos puedan acceder a sólo determinada áreas. Una extranet permite que usuarios fuera de la organización, como proveedores, clientes o socios comerciales, accedan a ciertas áreas de la red interna de la empresa. Esto se logra a través de credenciales específicas, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan ver la información que les corresponde. Por ejemplo, un proveedor puede acceder solo a las órdenes de compra, pero no a información confidencial de la empresa.

Función principal: La función principal de una extranet es facilitar la y la interacción con actores externos (proveedores, socios, clientes) sin comprometer la seguridad interna de la organización. Mientras que la intranet está diseñada para uso exclusivo de los empleados, la extranet extiende ciertas funcionalidades a un grupo selecto de usuarios externos que necesitan acceso a recursos específicos de la empresa.

Ejemplo de uso:

Proveedores: Un proveedor puede acceder a un portal para ver los pedidos pendientes, realizar entregas, o consultar el estado de las facturas. Esto permite una interacción eficiente y en tiempo real, sin necesidad de intercambiar correos o hacer llamadas telefónicas.

Clientes: Un cliente puede tener acceso a un portal donde puede consultar su historial de compras, ver el estado de sus pedidos actuales, y seguir el progreso de proyectos conjuntos. Esto facilita la transparencia y mejora la experiencia del cliente al tener acceso directo a la información relevante para él.

En resumen, la extranet se utiliza para optimizar la interacción con partes externas mientras mantiene la integridad y seguridad de la red interna de la empresa.

Otras plataformas de comunicación Interna

Existen otras herramientas y plataformas que, aunque no son exactamente intranets o extranets, también se utilizan para la comunicación y colaboración interna. Algunas son más flexibles y modernas.

Ejemplos comunes:

• Software de mensajería corporativa (como Slack o Microsoft Teams): Permite comunicación instantánea entre empleados mediante chats, llamadas y videoconferencias
• Gestores de proyectos y tareas (como Asana o Trello): Diseñados para la colaboración en proyectos internos.
• Plataformas de correo electrónico corporativo (como Outlook o Gmail for Business): Aunque no son específicas para la gestión de recursos, son una forma común de comunicación interna.
• Redes sociales corporativas (como Yammer): Facilitan interacciones más informales entre empleados, como compartir ideas o noticias internas.

Diferencias clave con Intranet y Extranet:

Son herramientas individuales que no centralizan toda la información y los recursos como lo hace una intranet.

Suelen ser más adecuadas para comunicación dinámica o colaboraciones específicas.

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Ejemplos

Corporate Health (Bankinter)

Creación de una plataforma para los empleados y personas que impulsa el deporte, nutrición y hábitos saludables de acuerdo sus las necesidades. De esta manera, es capaz de evolucionar con ellos y acompañar a la estrategia de RRHH de la compañía, integrándose a nivel de seguridad y tecnología con los sistemas corporativos.

Intranet Oficinas ( Merlin Properties)

Desarrollo para el área de oficinas de Merlin Properties que facilita la comunicación entre la propiedad y sus arrendatarios. Igualmente, permite la notificación y seguimiento de incidencias que se generan en el edifico. Una herramienta que se implementará en más de 100 edificios propiedad de Merlin Properties.Tener una intranet a medida no solo te ayudará a usar de una manera más eficientes los recursos de tu empresa si no que además estrecharás lazos con tus empleados.Si deseas obtener más información sobre como iniciar a crear tu Intranet personalizada a medida, contacta con nosotros

Una intranet tiene como ventajas principales las siguientes características:

• Facilita el intercambio de información entre departamentos.
• Mejora la eficiencia organizacional al centralizar información y recursos.
• Simplifica la comunicación interna.
• Incremento en la productividad gracias a accesos rápidos a la información.
• Reducción de errores mediante la estandarización de procesos.
• Acceso remoto seguro para equipos híbridos o remotos.
• Mayor sentido de pertenencia y cohesión entre empleados.

Tendencias futuras en el uso de intranets

Automatización mediante inteligencia artificial.
La automatización mediante inteligencia artificial es el proceso de utilizar algoritmos de IA para realizar tareas repetitivas y complejas. Normalmente, la ejecución de estas tareas están respaldadas por ​datos, con el objetivo de mejorar la eficiencia, reducir errores y liberar tiempo para actividades más estratégicas. En el contexto de una intranet empresarial, la automatización mediante IA puede transformar la manera en que los empleados interactúan con los sistemas y gestionan procesos dentro de la organización. Aquí van algunos ejemplos:

Chatbots y Asistentes Virtuales:
Los chatbots impulsados por IA pueden ser utilizados dentro de la intranet para responder a las diferentes demandas de los empleados. Por ejemplo a preguntas frecuentes, gestionar solicitudes de recursos o proporcionar asistencia en tiempo real. Por ejemplo, un empleado podría usar un chatbot para obtener información sobre políticas de vacaciones, fechas límite de proyectos, o incluso para realizar tareas simples como solicitar permisos o consultar el estado de una solicitud.

Automatización de Flujos de Trabajo:
Por otro lado, se puede calibrar la IA para ayudar a gestionar y automatizar flujos de trabajo, como la aprobación de documentos, solicitudes de permisos, o la asignación de tareas dentro de proyectos. Por ejemplo, cuando un empleado presenta una solicitud de vacaciones, el sistema puede analizar el calendario del equipo y automatizar la aprobación si no hay conflictos, o bien redirigir la solicitud al supervisor adecuado.

Recomendaciones Personalizadas:
Utilizando algoritmos de aprendizaje automático, la intranet puede recomendar contenido relevante a los empleados según su rol, historial de navegación, documentos relevantes para supuesto o interacciones previas.

Optimización de la Gestión de Documentos:
Una intranet se puede servir del análisis de datos masivos que es capaz de realizar la Inteligencia Artificial. Siguiendo un protocolo de etiquetado correcto puede incluso sugerir la estructura ideal para mejorar la accesibilidad y el entendimiento de estos datos. También puede identificar patrones en los documentos y hacer predicciones sobre la frecuencia de acceso a ciertos archivos, priorizando su visibilidad o actualización.

Beneficios de una Intranet Inteligente con IA asociada

• Mayor Eficiencia: La automatización de tareas repetitivas y la personalización de la experiencia del usuario ahorran tiempo y mejoran la productividad.
• Decisiones basadas en datos: La integración de analítica y predicciones permite tomar decisiones informadas, mejorando el desempeño organizacional.
• Mejor comunicación interna: Los empleados reciben contenido relevante y personalizado, lo que mejora la colaboración y la satisfacción.
• Optimización de procesos: La analítica ayuda a identificar áreas de mejora en los flujos de trabajo, mejorando la eficiencia y reduciendo cuellos de botella.

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